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全宗卷规范

2017-06-04 10:06:30   来源:随州档案局    点击:
中华人民共和国档案行业标准
 

(修订本征求意见稿)

(本稿完成日期:2006年10月)

前 言

本标准代替DA/T12—94《全宗卷规范》。

  本次修订,依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写规则》,对原标准的表述方式和书写格式进行了修改;根据档案工作的发展需要,对原标准4“全宗卷主要内容”和5“全宗卷的整理”的内容做了较大修改,新增了6“全宗卷盒及目录格式”。

  本标准的附录A是规范性附录。

  本标准(修订)由国家档案局提出。

  本标准由国家档案局归口。

  本标准(修订)起草单位:湖北省档案局(馆)。

  本标准(修订)主要起草人:吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君

  本标准所代替标准的历次发布情况为:

  DA/T 12—94

  全宗卷规范

  1 范围

  本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

  本标准适用于各级各类档案馆和机关、企业、事业单位档案室(馆)。

  2 规范性引用文件

  下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

  GB/T 9705—88 文书档案案卷格式

  GB/T 12967—92 全宗单

  GB/T 12968—92 档案交接文据格式

  DA/T 1—2000 档案工作基本术语

  DA/T 14—94 全宗指南编制规范

  DA/T 18—1999 档案著录规则

  DA/T 22—2000 归档文件整理规则

  3 术语和定义

  下列术语和定义适用于本标准。

  3.1

  全宗卷 fonds descriptive file

  由记录和说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理档案的重要工具。

  3.2 全宗部类 fonds category

  馆藏量较大的档案馆,根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征,对全宗进行的概括性分类。例如:湖北省档案馆馆藏档案分为:(旧政权)历史档案全宗、革命历史档案全宗、(现政权)省级直属机关档案全宗、(现政权)中南大区档案全宗等部类。

  4 全宗卷编制原则

  4.1 档案馆(室)对其所保管的档案应以全宗为单位编制全宗卷。

  4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实,力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

  4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

  4.4 档案馆根据需要,可以按馆藏或部类编制综合全宗卷,收集、保管在档案管理过程中跨全宗形成的相关文件材料。

  5 全宗卷的内容构成

  5.1 全宗(馆藏)介绍类:全宗指南、全宗介绍、大事记等。

  5.2 档案收集类:档案(资料)交接文据及其相关目录、档案来源和价值说明材料等。

  5.3 档案整理类:文件材料分类方案、保管期限表、归档范围,档案整理工作方案、说明和小结等。

  5.4 档案鉴定类:档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等工作方案、鉴定结论及相关目录等。

  5.5 档案保管类:档案安全检查、档案破损情况调查与修复(抢救)、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件的制作等相关记录和说明材料。

  5.6 档案统计类:分全宗档案收进、移出登记,档案基础统计台账,档案基本情况统计汇总与分析材料等。

  5. 7 档案利用类:检索工具编制情况,档案开放与控制情况,档案编研与出版情况,档案公布情况,档案利用效果典型事例汇编等。

  5. 8 新技术应用类:应用缩微和计算机等现代技术管理档案形成的相关记录和说明材料。

  5. 9 综合全宗卷的内容主要包括:上述各类跨全宗形成的文件材料、档案馆综合性业务工作规范和管理制度等。

  6 全宗卷的整理

  6.1 按全宗集中文件材料。

  6.2 属于同一全宗卷的文件材料,先区分类别,再按形成时间顺序排列。新增文件材料在各类目中向后接续排列。

  6.3 文件材料应按件进行装订。

  6.4 装订后的文件材料,在文件首页上方的空白处进行统一编号。编号由全宗号—类号—件号三部分组成。

  6.4.1 全宗号填写文件材料针对全宗的编号。

  6.4.2 类号填写相关类目在本标准第5章中对应的末级顺序编号。

  6.4.3 件号填写该文件材料在相关类目中的流水编号。

  编号举例:SZ23—1—2(省直23全宗,全宗介绍类,第2件)

  6.5 全宗卷中的文件材料,分类别,以件为单位,按照排列顺序编制文件目录。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。

  6.6 全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒,装盒后应填写卷盒封面和脊背。一个全宗卷的文件材料较多时,可按编号顺序分装数盒,按卷盒排列顺序编制盒号。

  6. 7 综合全宗卷参照6.2—6.6规定的方法进行整理。其中,全宗号可填写档案馆名称;类号可填写5.9中规定的相应类目名称。

  7 全宗卷的管理

  7.1  档案馆和保管全宗较多的档案室,宜将全部馆(室)藏档案全宗卷集中保管,按照全宗编号顺序组织排列。

  7.2  区分馆藏档案全宗部类的档案馆,也可按照全宗部类分别集中管理全宗卷。

  7.3  保管单一全宗的档案室,全宗卷宜与档案一并保管,将全宗卷置于该全宗档案的卷首。

  7.4  向档案馆移交档案时,应同时移交全宗卷的相关文件材料。

  8 卷盒及目录格式

  8.1 全宗卷装具采用翻盖式卷盒。封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目,卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。(见图A.1)

  8.2 全宗卷文件目录采用A4(长×宽为297mm×210mm)纸张、表格形式,设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目(见图A.2)。

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